S účinností od 25. 5. 2018 začne platit nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. 4. 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů).

Co to znamená pro společenství vlastníků a bytová družstva? I společenství vlastníků a bytová družstva pro řádný výkon správy domu (správa fondu oprav, rozúčtování společných nákladů aj.) zpracovávají osobní údaje obyvatel domu. Odpovědnost za zpracování osobních údajů nese primárně správce ve smyslu § 4 písm. j) zákona o ochraně osobních údajů. V tomto případě se pod pojmem správce míní SVJ (případně BD) a správcovská firma je pouze zpracovatelem osobních údajů.
Je nutné tyto údaje využívat vždy jen k účelu, ke kterému byly shromážděny. Je podstatné rozlišovat postavení jednotlivých obyvatel domu – vlastník jednotky či družstevník, nebo nájemník v těchto subjektech. Informace (včetně osobních údajů) na něž mají nárok spoluvlastníci domu, tedy osoby podílející se finančně např. na správě společných prostor nebo na opravách není možné automaticky zpřístupnit všem, kteří v daném domě bydlí, bez rozdílu.

Vzhledem k tomu, že SVJ osobní údaje zpracovává, postačí vlastníky pouze informovat o zpracování osobních údajů.

Otázkou je, jakou zvolit formu doručení informace subjektu údajů. Variant je několik:

• nástěnka – pokud je běžně užívána
• shromáždění vlastníků – následně by bylo nutné zavázat vlastníky, aby informovali své případné nájemce
• dopisem
• osobně a subjekt podepíše převzetí